Formations inter-ministérielles (État) : surcharge d'informations et temps réduit
Ce parcours, mis en place par des Plate-formes régionales d'appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) et des Instituts Régionaux d'Administration (IRA, est dédié aux professionnels des administrations déconcentrées d'Etat.
- Objectifs -
Depuis 2021 la Coopérative Formations anime pour les IRAs et les PFRHs les modules en question.
📅 Retrouvez les dates de programmation sur la plateforme SAFIRE.
Les objectifs des modules "à la carte" sont les suivants :
- Module 1 - 7h - Désengorger sa messagerie et en maîtriser les fonctionnalités avancées
- Module 2 - 7h - Libérer du temps pour soi-même et ses collègues, retrouver de la disponibilité d’esprit pour avancer sur les dossiers de fond
- Module 3 - 10,5h - Echanger avec des collègues d’autres administrations sur leurs approches de priorisations, dans les situations où le temps disponible et les effectifs sont réduits
Aspects périphériques de la formation
Plusieurs éléments des modules 1 et 2 de la formation ont fait l'objet d'une évaluation détaillée. Le rapport Zéro Mail Inutile est consultable. N'hésitez pas également à découvrir la démarche des Ambassadeurs du Zéro Mail Inutile en PACA (voir vidéo youtube).
Présentation des résultats dans les salons de la Préfecture PACA
Extrait de la démarche des ambassadeurs
- Date, durée et lieu du parcours -
Le parcours pédagogique peut être composé par un ou plusieurs modules de 7 heures.
La formation peut être réalisée à distance sous la forme de demi-journées consécutives, ou bien en présentiel sous la forme de journées consécutives.
- Publics -
Si la formation est ouverte à tous les professionnels des administrations déconcentrées d’État elle s’avère particulièrement utile :
- aux agents assurant la gestion de plusieurs boîtes de messageries fonctionnelles |Module 1, module 2
- aux agents recevant plus de 30 mails / jours et qui souhaitent retrouver de la concentration sur les dossiers de fond|Module 1, module 2, module 3
- aux encadrants en charge de la coordination de cellules de gestion de crise |Module 1, module 2, module 3
- aux encadrants souhaitant trouver des pistes pour soulager au quotidien leurs équipes |Module 1, module 2, module 3
Nombre minimum de participants : 6.
Nombre maximal de participants : 14.
- Pré-requis -
Avoir des connaissances de base en informatique en bureautique.
Formation à distance : avoir accès à un ordinateur avec connexion internet. L'accès à la messagerie est un plus.
Formation en présentiel : si vous avez des ordinateurs portables par lesquels vous avez accès à votre messagerie vous pouvez les apporter.
- Programme de formation -
Module 1 - Gestion des e-mails : désengorger sa messagerie et en maîtriser les fonctionnalités avancées (7 heures)
- rendre visible les e-mails / informations prioritaires : techniques avancées
- retrouver les e-mails où qu’ils soient grâce à la maîtrise de la recherche avancée
- mettre fin au “votre boîte de messagerie est pleine”
- retrouver de la concentration en paramétrant les notifications visuelles et sonores de sa messagerie
- les raccourcis clavier
- la technique des e-mails de 3 phrases
- etc.
Des cas très spécifiques pourront être abordés en fonction des souhaits des participants. Par exemple: la gestion de messagerie à plusieurs (savoir qui a traité quel message, etc.), des techniques d’archivage, les messages pré-remplis automatiques, etc.
Intervenants : Rieul TECHER (principal), Thomas WOLFF (en appui, a donné relai à Monsieur Techer)
Module 2 - Infobésité : libérer du temps pour soi-même et ses collègues, retrouver de la disponibilité d’esprit pour avancer sur les dossiers de fond (7 heures)
- comprendre la culture des notifications - ou comment nous en sommes arrivés à nous sentir dans l’obligation de répondre dans l’instantanéité
- favoriser, à l’échelle des services, des pratiques e-mails harmonieuses. Nous aborderons notamment des pratiques éprouvées dans des services et pôles de la fonction publique. Des ateliers spécifiques aux célèbres messages “Urgent / TU / TTU”, “Pour info, etc. seront approfondis
- découvrir des pratiques favorisant le “droit à la déconnexion” ou le droit de pouvoir rester concentré à certains moments sans être dérangé
- explorer des outils numériques collaboratifs (prise de note, conférences téléphoniques, etc.) qui évitent des échanges d’e-mails et faisant gagner beaucoup de temps à soi-même et à ses collègues
Des cas très spécifiques pourront être abordés en fonction des souhaits des participants. Par exemple: la maîtrise des navigateurs internet pour trouver des informations neutres et de qualité, comment parler à ses collègues pour parler des pratiques du zero mail inutile etc.
Intervenants : Rieul TECHER (principal), Thomas WOLFF (en appui, a donné relai à Monsieur Techer)
Module 3 - Echanger avec des collègues d’autres administrations sur leurs approches de priorisations, dans les situations où le temps disponible et les effectifs sont réduits (10,5 heures)
Dans le cadre de nos missions, nous sommes régulièrement confrontés au manque durable de ressources ainsi qu’à une forte surcharge d’informations. Il n’est alors souvent plus possible de réaliser toutes les actions prévues. Sauf qu’il est attendu qu’elles le soient. Dans cette situation, comment priorise t-on les actions ? Comment agit-on ? Quels choix fait-on ? Loin d’être un module classique, ce parcours vous permettra d’échanger avec d’autres professionnels votre regard sur des études de cas complexes. Entre approfondissement d’approches de priorisation, échanges entre professionnels et découverte de quelques approches qui peuvent libérer du temps pour les équipes, vous vivrez sûrement un parcours entraînant.
- Présentation croisée d’études de cas
- Mettre des mots sur nos critères de priorisation des actions, ainsi que nos approches pour réagir.
- Découvrir des approches de priorisation issues de la gestion de crises
Intervenant : Thomas WOLFF
- Intervenant•e•s -
Cette formation est animée par les équipes de la Coopérative Formations, en appui des IRAs et PFRHs.
Rieul TECHER - Formateur - Coopérative Formations
Ingénieur-chercheur, Rieul accompagne depuis plus d’une dizaine d’années et dans le cadre de différentes activités des démarches et dynamiques de transitions. Il facilite et accompagne depuis plusieurs années des personnes (morales ou physiques) dans leur structuration et organisation, notamment de gestion de l’information. Enfin, il forme à l’usage des réseaux sociaux, la gestion de la surcharge d’information (infobésité) et la déontologie dans les usages du numérique.
Thomas WOLFF - Médiateur-facilitateur territorial, formateur - Coopérative Formations
Le rôle professionnel de Thomas, qui est son métier depuis bientôt une dizaine d'années, implique de côtoyer et d'être à l'interface entre un grand nombre d'acteurs sur les territoires. Thomas intervient par exemple en appui de l’État ou d’Établissements publics dans l'animation de réseaux inter-acteurs mobilisant une grande diversité d'acteurs, ou encore dans des actions de médiation. Thomas est intervenu depuis 2014 dans les formations inter-ministérielles relatives à "Alléger la surcharge d'animations" "Infobésité" "Zéro Mail Inutile".
- Assistance pédagogique et technique -
Pour toute question d'ordre pédagogique ou technique, nous vous invitons à contacter : Monsieur Rieul TECHER ✉ participants@formations.coop.
- Les modalités pédagogiques et techniques de la formation -
Modalités pédagogiques :
Ouverture :
Lors de l'ouverture de la formation, les objectifs et le programme détaillé seront rappelés. Les participants seront invités à prendre part à de nombreux temps dynamiques pour faire connaissance des autres participants tout comme des formateurs, et à faire part de leurs attentes et besoins.
Modalités pédagogiques dans le cas formation à distance (FOAD)
Ce parcours est composé de modules de 7 heures décomposés en demi-journées consécutives (2x3,5h). Une chambre professionnelle de visioconférence peut être mise à disposition.
Forum d'échanges
Un forum d'échanges est mis à disposition des participants tout au long du parcours. Il s'agit d'un espace interactif qui permet de poser des question, de partager ses réactions et ses expériences, sur un contenu de la formation ou plus généralement.
Valorisation des expériences des participants
Pour enrichir la réflexion collective du groupe nous favorisons l’échange entre participants sur leurs expériences précédentes et nous les valorisons. Cela permet aux participants de profiter de la présence de la richesse de l'inter-ministériel.
Parcours d’apprentissage
Nous invitons les participants à prendre des décisions pour la planification de leur expérience d’apprentissage.
Afin de favoriser l’apprentissage, les contenus explorés durant la formation sont ceux qui suscitent le plus vif intérêt et enthousiasme des participants. Si l’ensemble des participants n’a pas l’intérêt d’explorer les mêmes contenus, nous serons à même de proposer des ateliers distincts.
Un temps collectif, nommé rétrospective, est prévu à chaque fin de journée pour permettre aux participants de rendre visible leurs avancées, leurs souhaits et là où ils bloquent.
Adaptation aux modalités d’apprentissage des participants
Parce que certains participants apprennent mieux lorsqu’on leur dessine un schéma, d’autres quand on leur fait jouer l’exercice et d’autres mieux lorsqu’on leur explique oralement, nous adaptons notre manière de former à la diversité des profils d’apprentissage.
Modalités techniques :
Ce parcours de formation est possible en présentiel comme à distance.
Pour les formations en présentiel : un paperbord, de même qu’un vidéoprojecteur, seront utiles. Les participants seront invités à apporter leur ordinateur portable s’ils en ont un.
Formation les formations à distance : un lien vers une chambre professionnelle de visioconférence pourra être fourni. Un ordinateur avec une connexion internet est nécessaire pour les formations à distance.
Handicap : les modalités pédagogiques et techniques peuvent être
adaptées et les besoins spécifiques peuvent être pris en compte. Les
ressources peuvent par exemple prendre diverses formes : écrits,
supports vidéos. Nous sommes à votre disposition pour toute information
complémentaire. N'hésitez pas à contacter notre référente handicap à ce
sujet : Caroline Picton - equipe@formations.coop
Documentation numérique
Une mallette pédagogique numérique avec toutes les fiches outils seront fournis. Les différents rapports également (Ambassadeurs du Zéro Mail Inutile, Rapport Zéro Mail Inutile, etc.).
La
documentation sera fournie sous licence juridique qui autorise juridiquement les participants à réutiliser cette
documentation.
- Les modalités de suivi et d'évaluation de la formation -
Modalités de suivi
Dans les 7 jours qui précédent la formation Les participants ou le commanditaire recevront un e-mail comprenant une convocation, le règlement intérieur ainsi que livret d’accueil. Pour les formations à distance le lien de visioconférence sera précisé.
Pour chaque module en formation à distance (FOAD)
- des relevés de connexion seront produits
- des captures d'écran des visioconférences seront réalisées
- des comptes rendus des ateliers pourront être produits
En fin de formation
- Une évaluation de la formation sera proposée à l'issue de celle ci
- Des attestations de formation seront délivrées aux participants
- Des certificats de réalisation seront délivrés au commanditaire
Modalités d'évaluation
Tout au long de la formation
L'évaluation des acquis des séquences de la formation à distance (FOAD) se fait tout au long de la formation, lors de chaque module, à travers des exercices d'auto-évaluation, des exercices de mise en situation ainsi que l'entraînement sur des études de cas.
À la fin de la formation
En fin de formation, les participants sont invités à compléter un questionnaire de satisfaction. Le questionnaire d’évaluation comprend l’intitulé de la formation, la date et le lieu de la formation. L’évaluation peut rester anonyme. En application du décret 2015-790 l’évaluation porte à minima sur : la cohérence entre les objectifs définis et la formation dispensée - la cohérence entre les attentes du participant et la formation dispensée - la qualité des conditions d’accueil (locaux, matériel, etc.) - la qualité des moyens pédagogiques mis en œuvre (supports, etc.) - la qualité pédagogique du formateur / intervenant. Le participant donne également une appréciation globale. Une zone de commentaire libre est prévue afin de recueillir toute suggestion d’amélioration de la part des participants.
- Coût -
Vous souhaitez mettre en place cette formation (PFRH, IRA)?
- Le coût estimatif d'un module de 7 heures, à distance, est de 900€.
- Le coût estimatif d'un module de 7 heures, en présentiel, est de 1050€.
Cette somme, en tant qu'opération effectuée dans le cade de la formation professionnelle, est exonérée de TVA sous le numéro de déclaration d'activité 27250340125 et selon accord de la DIRECCTE. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État.
- Informations complémentaires -
Module 1 et 2 : Pour toute question d'ordre pédagogique ou technique, nous vous invitons à contacter : Monsieur Rieul TECHER ✉participants@formations.coop.
Module 3 : Pour toute question d'ordre pédagogique ou technique, nous vous invitons à contacter : Monsieur Thomas WOLFF ✉ contact@formations.coop ☎ 06 42 45 97 81
Formation sur-mesure ?
Cette formation est disponible sous un format sur-mesure. ?
Nous vous invitons à contacter : Monsieur Thomas WOLFF ✉ contact@formations.coop ☎ 06 42 45 97 81 Il vous répondra sous 72 heures et vous recevrez dans les 48 heures suivant votre échange une proposition sur-mesure (Devis et programme).